Téma inventur v období okolo konce účetního období bývá často omývané a pro mnoho společností je to každoroční strašák, který je časově i organizačně náročný. Provést fyzickou inventuru má za povinnost každá společnost, která má nějaké zásoby, majetek, nebo pokladny. Tuto povinnost nám ukládá § 6 odst. 3 zákona o účetnictví (dále jen ZoÚ). Pokud účetní jednotka inventarizaci neprovede, účetnictví je považováno za neprůkazné, a to na základě § 8 odst. 4 ZoÚ.

Právní rámec, o který se můžeme opřít v problematice inventarizací najdeme v ZoÚ v rámci paragrafu § 29 a § 30, který se mimo fyzické inventury zabývá i inventarizací dokladovou. Inventuru jako takovou, aby byla účinná, nemusíme vždy provádět v rozvahový den, ale můžeme ji provést i 4 měsíce před a 2 měsíce po rozvahovém dni. Je však potřeba myslet na to, že jakmile provedeme inventuru v jiný, než rozvahový den, musíme být schopni doložit stavy od inventury k rozvahovému dni například provedením dorolování, případně odrolování od data inventury k rozvahovému dni. Jinými slovy musí účetní jednotka spolehlivě doložit všechny pohyby (přírůstky a úbytky) během daného období. Důležité je i myslet na to, že účetní jednotka musí být schopna prokázat provedení fyzické inventury, a to po dobu 5 let od ukončení účetního období, ke kterému se fyzická inventura vztahovala.

Co je tedy hlavním cílem fyzických inventur?

Mělo by to být zjištění skutečných stavů majetku, zásob, pokladen, cenin apod. A to pomocí různých metod jako je počítání, měření, vážení, odborný odhad atd. Současně zjišťujeme případné odchylky, které máme zaznamenané v účetnictví. Děláme to zejména z důvodu zajištění správného ocenění majetku a zásob v účetnictví, tzn., že při inventuře nezkoumáme jenom množství, ale všímáme si i opotřebovanosti a použitelnosti zásob a majetku.

Každá inventura by měla mít předem stanovená pravidla, která jsou zakotvena ve směrnici o provádění inventarizace, kde by měly být zohledněny:

• základní zásady pro inventarizaci majetku a závazků,
• harmonogram inventarizace,
• jmenování inventarizačních komisí a zodpovědných pracovníků,
• okamžik provedení inventarizací,
• stanovení systému kontroly a provádění inventarizace z hlediska úplnosti, správnosti a kvality,
• stanovení přirozených úbytků v rámci norem, pokud existují,
• seznámení odpovědných pracovníků a jejich proškolení,
• inventarizační soupisy,
• vyhodnocení výsledků inventury (identifikace inventarizačních rozdílů, záměn a mank do normy) a následné vypořádání se s inventarizačními rozdíly v rámci účetnictví do období, za které se fyzická inventura provádí.

Rozsah směrnice si pak každá společnost může uzpůsobit dle svých potřeb. Tato směrnice by neměla sloužit jen ke splnění určité povinnosti, ale měla by být nástrojem kvalitního vnitřního kontrolního systému a měla by nám pomoci správně a přesně provést inventarizaci.

Vyhodnocení inventury

Výsledkem každé inventury je tzv. inventurní soupis, jehož podobu nám určujte ZoÚ v § 30.

Konkrétně to je:

• určení inventarizovaného majetku a závazků, údaj o množství,
• podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností uvedených v předchozím bodě a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury,
• způsob zjišťování skutečných stavů,
• ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
• ocenění majetku při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury, nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
• okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka,
• rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila,
• okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury.

Nyní se podíváme na některá specifika u fyzických inventur zásob a majetku.

Fyzická inventura zásob

Při fyzických inventurách zásob zjišťujeme především skutečný stav v měrných jednotkách, neméně důležité je také kontrolovat jejich zastaralost, expiraci, či poškození jednotlivých zásob.

Před začátkem inventury, když máme vypracovanou směrnici, proškolený personál, stanovené inventarizační komise, účtárna má proúčtované veškeré pohyby zásob ke dni provedení inventury, tak si identifikujeme veškeré lokality, kde máme uskladněné zásoby, a to včetně všech konsignačních skladů, které nesmíme zapomenout také zinventarizovat. Současně musíme zinventarizovat také zásoby, které jsou například v době konání inventury na veletrhu nebo v showroomu (ať již v prostorách společnosti nebo mimo ni). Pozor si musíme dát i na zásoby, které máme uskladněné ve skladu, ale nemáme je ve svém vlastnictví. Tyto zásoby mohou být ve vlastnictví našeho dodavatele, nebo uskladňujeme zboží třetím osobám. Dané položky zásob nejsou předmětem inventury společnosti a měly by být na skladě speciálně označeny případně odděleně skladovány, aby nedošlo při inventuře k jejich připočítání.

Průběh inventury zásob může být individuální s ohledem na povahu zásob a jejich měrné jednotky. Samotné zaznamenávání inventur může být různorodé, někdo preferuje tištené „slepé“ sestavy (neobsahující množství zásob) na papíře, kde se dopisuje zjištěné množství, jiné společnosti preferují inventury pomocí čteček, kde je nutné zajistit potřebnou podporu a součinnost s ohledem na technickou stránku inventury a její vyhodnocení. Při plánování a organizaci inventur nesmíme zapomenout také na technický pokrok, tedy na sklady plně automatizované, bez přítomnosti skladníka (fyzické osoby) a bez možnosti vstupu inventurní komise do skladu.

Výsledkem provedené inventury bude inventurní soupis, který by měl obsahovat náležitosti, které byly popsány výše.

Fyzická inventura majetku

Inventura majetku v mnoha ohledech probíhá stejným způsobem jako inventura zásob. Také je třeba dopředu si vymezit majetek, který nemá společnost ve vlastnictví. Často to bývají např. stroje nebo automobily pořízené na leasing. U majetku, mimo skutečného zjištění stavu, je třeba se zaměřit i na celkovou kondici majetku. A to hlavně z hlediska toho, jestli zařízení není více opotřebováno, než jsme předpokládali při jeho zařazení, nebo sledujeme, jestli majetek není poškozený a již dále neslouží svému účelu. Pokud během inventury zjistíme některou z těchto skutečností je třeba ji promítnout i v samotném účetnictví, tzn. vyřazením a odepsáním majetku z evidence nebo úpravou souvisejícího účetního plánu odpisů případně tvorbou/úpravou hodnoty opravné položky.

Proces i výsledek inventury majetku se shoduje s inventurou zásob.

Fyzická inventura pokladny, cenin

Inventury pokladen a cenin by v rámci fyzických inventur neměly být opomíjeny. Zůstatky pokladny by se neměly pouze přepisovat z pokladních knih, ale měly by být řádně přepočítány dle jednotlivých měn na konci účetního období. Stejná pravidla platí i pro ceniny. Výsledky inventury se také zapisují do inventurních soupisů.

Fyzická inventura a přítomnost auditora

Pokud je účetní jednotka povinně auditovaná, nebo si nechá účetní závěrku prověřit dobrovolně, případně bude ve společnosti docházet k nějaké formě fúze/akvizice, je auditor povinen účastnit se samotné fyzické inventury oblasti, kterou vyhodnotil jako významnou, nebo dokonce rizikovou. Auditor se tedy v rámci své činnosti v den termínu konání fyzické inventury účastní daného počítání/vážení/měření atd., ale pouze jako pozorovatel. Auditor tedy pouze dohlíží na průběh inventury s tím, že si vede vlastní evidenci k nalezenému množství a následně provádí celkové vyhodnocení ze svého pohledu a své výsledky porovnává se závěry účetní jednotky.   

 Co říci na závěr..

Při provádění inventury, nebo při monitoringu provádění inventur můžeme odhalit některé slabiny, jako je např. zabezpečení zásob proti ztrátě, odcizení, poškození apod. Pomáhá nám odhalit nepotřebné zásoby pro prodej, či výrobu. U náhradních dílů, či specifických položek v zásobách společnosti naopak může dojít k paradoxní situaci, že podle agingu zásob na skladě se může jednat o zásoby zastaralé, ale pro společnost mají „hodnotu zlata“, protože již nejsou k dostání.

Fyzické inventury představují komplexní proces, kdy při správném postupu nejen samotného provedení, ale i následného vyhodnocení může společnost získat cenné informace mimo jiné pro budoucí vývoj (optimalizaci) své obchodní činnosti, a proto bychom je neměli podceňovat.

Přejeme hodně štěstí při letošních inventurách.

Autor: Michal Kováč, Petra Stumpfová