Am 1. März 2024 verabschiedete die Abgeordnetenkammer in erster Lesung einen Entwurf zur Änderung des Gesetzes Nr. 111/2009 Slg., über Grundregister. Wird die Gesetzesänderung in aktueller Fassung auch vom Senat angenommen, wird das sog. Vertretungsregister eingeführt, das als zentrales Aufzeichnungssystem für die Erstellung und Speicherung elektronischer Vollmachten für Verhandlungen mit den staatlichen Behörden dienen wird. Öffentliche Behörden erhalten Zugriff auf diese Datenbank und können somit die Existenz und Gültigkeit der jeweiligen Vollmacht in elektronischer Form einfach überprüfen. Die Vorlage der Papierversion der schriftlichen Bestätigung der vereinbarten Vertragsvertretung bei der Behörde wird künftig nicht mehr erforderlich sein.

Ein Instrument zur Vereinfachung der gesamten Vollmacht-Abwicklung sollten vorgefertigte Formulare sein, in die der Nutzer lediglich seine Identifikationsdaten, Angaben zum Bevollmächtigten (bzw. Vollmachtgeber) und die Angabe des Sachverhalts, für den die Vertretungsbevollmächtigung gelten soll, einträgt. Darüber hinaus muss dieses Dokument nicht einmal amtlich überprüft/beglaubigt werden, da es anhand der Identität des Bürgers bestätigt wird. Die Eingabe der Informationen in das Vertretungsregister erfolgt entweder über die sog. Selbstregistrierung über das Portal der öffentlichen Verwaltung oder über die sog. assistierte Eintragung, die über den CzechPoint Dienst bereitgestellt wird.

Einige Verwaltungsbehörden haben bereits ihr Interesse bekundet, so bald wie möglich mit der Nutzung des Vertretungsregisters zu beginnen. Der Direktor der Digital- und Informationsagentur Martin Mesršmíd, erklärte, dass „die erste Behörde, die sich an das Vertretungsregister anschließt, das Verkehrsministerium sein wird, das daran großes Interesse hat“.

Die auf den ersten Blick scheinbar bahnbrechende Neuerung, die den Nachweis der vertraglichen Vertretung radikal vereinfacht, birgt jedoch auch eine Reihe latenter Fallstricke, die es zu beachten gilt. Am offensichtlichsten ist der mögliche Ausfall des Systems aufgrund einer fehlerhaften technischen Durchführung oder eines Cyberangriffs, der zu einem - im besten Fall nur vorübergehenden - Ausfall des Registers, aber auch zum Verlust oder zur Verwechslung von Daten führen kann.

Ein weiteres Risiko verbirgt sich paradoxerweise im eigentlichen Kern und Zweck dieser Digitalisierungsnovelle – in der Einfachheit, mit der ein (oftmals völlig rechtsunkundiger) Nutzer eine Vertretungsvollmacht, auch für eine unbestimmte Anzahl von Verfahren mit einem bestimmten Thema und ohne zeitliche Begrenzung, formell erteilen oder im Gegenteil annehmen kann. Natürlich kann es bereits jetzt zu einem Missbrauch der Vollmacht kommen – meist handelt es sich dabei um eine Generalvollmacht, womit der Vollmachtgeber eine andere Person (in der Regel einen Verwandten) mit allen Rechtshandlungen betraut und sich nach Treu und Glauben darauf verlässt, dass sein naher Verwandter ihm bei der Erledigung seiner Angelegenheiten helfen wird. Zu seiner Überraschung stellt er jedoch dann fest, dass seine Sparbücher ausgeplündert wurden, sein Auto an einen neuen Eigentümer registriert wurde und beim Grundbuchamt bereits ein Hinterlegungsverfahren für sein Haus läuft. Allerdings ist mit der Vereinfachung des Systems (und dem Wegfall der Pflicht zur Überprüfung der Vollmacht für bestimmte Handlungen) davon auszugehen, dass es Betrügern doch etwas leichter fallen wird. Schließlich kann man sich leichter vorstellen, dass ein Betrüger einen gutgläubigen Rentner dazu überredet, ein paar Klicks auf dem Smartphone zu machen, als ein Dokument zu unterschreiben.

Andererseits sei der Vollständigkeit halber ergänzt, dass die Bestätigung einer elektronischen Vollmacht im Vertretungsregister anhand der Überprüfung der Identität des Bürgers erfolgen wird, die an sich schon eine der höchsten Sicherheitsstufen überhaupt darstellt, die derzeit bei der Kommunikation mit Behörden besteht. Darüber hinaus kann mit der vermuteten Zustimmung der meisten von uns der Schluss gezogen werden, dass der Schutz vor möglichen Fallstricken, die die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung mit sich bringt, kein Hindernis für den weiteren Fortschritt bei der Umsetzung von Modernisierungselementen darstellen kann.

Abschließend ist zu erwähnen, dass im Gegensatz zum ursprünglichen Regierungsprojekt -
das den Nutzern die Möglichkeit vorsah, zusätzlich zu vorbereiteten Vorlagen auch ein eigenes Dokument in das Register hochzuladen - die vom Repräsentantenhaus genehmigte Gesetzesänderung diese Möglichkeit nicht vorsieht. Somit müssen Nutzer immer eine der in der Systemdatenbank enthaltenen Vorlagen auswählen und ihre Situation dieser Vorlage unterordnen. Es stellt sich natürlich eine Frage, wie geeignet dieses System sein wird und ob die Behörden in der Praxis nachsichtig sein werden, wenn die Musterdefinition der jeweiligen Befugnis ihren spezifischen Anforderungen aufgrund der aktuellen Praxis nicht vollständig entspricht.

Wenn jedoch alle Bedenken und potenziellen Katastrophenszenarien durch die erfolgreiche Umsetzung des Vertretungsregisters in die Praxis ausgeräumt werden können, wird dies zweifellos ein großer Fortschrittssprung für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung sein, der dazu beitragen wird, das tägliche Leben der meisten Bürger von uns erleichtern wird.