Es scheint, dass die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf die Buchhaltung als System der von Unternehmern durchgeführten Transaktionen angesichts der Methoden oder Grundsätze nicht revolutionär ist. Einzigartig und beispiellos in der modernen Geschichte sind jedoch die Auswirkungen der Pandemie auf die Gesellschaft und auf die Geschäftstätigkeit aller Wirtschaftsakteure unabhängig von der Branche. Es geht in erster Linie um die Geschwindigkeit, mit der die Wirtschaft heruntergefahren wurde, und um die Dauer des Herunterfahrens. Manche Branchen wurden vollständig heruntergefahren, sei es aufgrund der Aufhebung der Lieferanten-/Abnehmerkette, des Mangels an Arbeitskräften oder aufgrund von anderen durch die Regierung der Tschechischen Republik und durch andere Regierungen eingeführten Einschränkungen.

Diese Situation hat Schwierigkeiten in vielen Unternehmen verursacht, die sie bisher nie erlebt haben und für die es keine Vorgehensweisen der Auseinandersetzung gab. Infolge dieser Krise haben viele Gesellschaften angefangen, eine detailliertere „Überlebensstrategie“ und eine Strategie der Beseitigung der negativen Folgen der Pandemie zu entwickeln, wozu sie relevante Informationen über den aktuellen Stand der Gesellschaft benötigen. Und nun wird die Buchhaltungsabteilung wichtig, die unter Druck steht, da eine schnellere Bearbeitung der Belege und die Erstellung von Analysen für die Managemententscheidungen benötigt wird.

In den folgenden Zeilen werden wir ausgewählte Bereiche der Buchhaltung vorstellen, denen die Gesellschaften im Zusammenhang mit der Pandemie größere Aufmerksamkeit schenken sollten. Obwohl sich die Rechnungslegungsmethoden nicht geändert haben, könnten sich jedoch die Lagen und die Risiken geändert haben, was auch in der Buchhaltung berücksichtigt werden muss.

Analyse überfälliger Forderungen und Verbindlichkeiten

Die Buchhaltungsabteilung sollte häufiger die Analyse ausstehender Forderungen bearbeiten, die aufgrund von Produktions- und Geschäftseinschränkungen der Kunden oft nicht wie gewöhnt innerhalb der vereinbarten Fristen gezahlt werden. Die Ursache kann sowohl in der wirtschaftlichen Lage des Geschäftspartners, als auch in der Einschränkung der Tätigkeit der administrativen Mitarbeiter (die die Zahlungen vorbereiten und genehmigen) infolge der Quarantäne oder in der Einschränkung von anderen Arbeitstätigkeiten im jeweiligen Unternehmen liegen.

Die Analyse ausstehender Forderungen sollte regelmäßig nicht nur unter dem Gesichtspunkt möglicher Mahnverfahren erfolgen, was in allen Unternehmen gängige Praxis ist, sondern auch unter dem Gesichtspunkt der Bewertung der aktuellen Kreditwürdigkeit der Kunden und ihrer künftigen Fähigkeit zur Zahlung von Forderungen. Aus der Bewertung der Analyse der ausstehenden Forderungen können sich sowohl die Notwendigkeit der Einschränkung der Lieferungen an nichtzahlende Kunden und der Versendung von Mahnungen infolge der ausstehenden Forderungen, als auch die Notwendigkeit der Bildung der Wertberichtigungsposten auf Forderungen ergeben. Die Wertberichtigungsposten sollen den Nominalwert der Forderungen an den Wert anpassen, den das Unternehmen realistisch erhalten kann. Der entsprechende Wert der Forderungen, d.h. der Wert, der realistisch erhalten werden kann, ist auch für die Erstellung des Cashflow-Plans notwendig.

Die Analyse der ausstehenden Verbindlichkeiten ist die zweite notwendige Analyse, da die nicht gezahlten Verbindlichkeiten des Unternehmens einer der Faktoren sind, wonach Unternehmen ihre Geschäftspartner wahrnehmen. So wie die ausstehenden Forderungen des Unternehmens abgemahnt werden und auch die Lieferungen des Produktionsmaterials und die Dienstleistungen an Kunden beschränkt werden, unternehmen die Geschäftspartner des Unternehmens bei den nicht bezahlten Verbindlichkeiten die gleichen Schritte. Wenn das Unternehmen seine Verbindlichkeiten nicht zahlt, werden seine Lieferanten die Lieferungen einschränken, was eine weitere Eindämmung der Geschäftstätigkeit verursachen kann. Dies kann ungeachtet des Risikos der Verzugszinsen und der damit zusammenhängenden potenziellen gerichtlichen Streitigkeiten auf beiden Seiten der Geschäftsbeziehung geschehen.

Cashflow-Planung

Viele Unternehmen erstellen nicht routinemäßig einen Cashflow-Plan, und die Unternehmen, die ihn vorbereiten, tun dies oft nur einmal im Jahr, was jetzt möglicherweise nicht ausreicht. In der aktuellen, sich rasch verändernden Situation muss die Unternehmensleitung die finanzielle Situation des Unternehmens regelmäßig bewerten.

Auf der Grundlage von Analysen aktueller Forderungen und Verbindlichkeiten sowie geplanter Investitions- und Nichtinvestitionskäufe und -verkäufe in zukünftigen Perioden sollte das Unternehmen regelmäßig Cashflow-Pläne, d.h. die Werte der Verbindlichkeiten, die bezahlt werden müssen, und die geplanten Einziehungswerte der Forderungen, die die Zahlung der Verbindlichkeiten finanzieren sollten, erstellen. Vereinfacht gesagt, das Unternehmen kann lediglich die natürliche Entwicklung des Cashflows verfolgen und auf dieser Grundlage Korrekturen und Interventionen vornehmen. Wichtig ist nicht nur die sorgfältige Erstellung des Cashflow-Plans, sondern auch dessen nachfolgende Beurteilung. Im Fall einer erheblichen Abweichung vom geplanten Cashflow ist es notwendig, dringend mit der Lösung dieser Situation fortzufahren.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Cashflow zu korrigieren, von der Aufschiebung der Zahlungen, über verschiedene Darlehen/Kredite und Einzahlungen der Gesellschafter bis zur vollständigen Kostenumstrukturierung und -Optimierung. Eine Möglichkeit ist im Zusammenhang mit COVID-19 die Nutzung des staatlichen Zuschusses.

Staatlicher Zuschuss

Diese Form der Unterstützung der Unternehmer ist nicht die einzige. Viele Unternehmen haben Erfahrungen mit Zuschüssen aus den europäischen Fonds, von Arbeitsämtern und aus anderen Quellen. Es gibt jedoch eine große Anzahl von Unternehmen, die mit den Zuschüssen und deren Verbuchung bisher keine Erfahrung gemacht haben. Für eine Buchhaltungsabteilung, die bisher keine Zuschüsse verbucht hatte, kann die Verbuchung der Zuschüsse eine erhebliche Belastung darstellen. Sowohl bei der Bearbeitung aller relevanten Unterlagen (Fragebögen, Erklärungen usw.) für die Träger des jeweiligen Zuschusses und bei der Einrichtung des Buchhaltungssystems, als auch bei der Verbuchung der Schöpfung des Zuschusses und der Erfassung der Transaktionen. Als Inspiration (Leitfaden) für die richtige Erfassung des erhaltenen Zuschusses in der Buchhaltung können die Auslegungen des Nationalen Buchhaltungsrates dienen, die sich unter anderem auch mit diesem Thema befassen. 

Aufgrund möglicher nachträglicher Kontrollen der Schöpfung und der Erfassung der mit dem Zuschuss zusammenhängender Transaktionen sind die richtige Einstellung der Prozesse und deren konsequente Einhaltung notwendig, was bei der eingeschränkten Arbeitsausführung noch anspruchsvoller ist.

Buchhalterische Rücklagen

Neben den Analysen auf der Ebene der Buchhaltung müssen für die Erstellung einer Strategie der Unternehmensleitung auch die potenziellen, mit der jeweiligen Art der Geschäftstätigkeit verbundenen Risiken identifiziert werden. Es gibt allgemeine Risiken, die für alle Arten der Geschäftstätigkeit gemeinsam sind, und es gibt Risiken, die branchenspezifisch sind, oder auch Risiken, die lediglich das jeweilige Unternehmen betreffen. Aus dieser Perspektive ist es notwendig, mit dem Management des Unternehmens und mit den technischen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, die diese spezifischen Risiken erkennen können und den Wert der Rücklage, die diese Risiken abdeckt, beziffern können. Aus der Perspektive der Buchhaltungsabteilung sind diese Informationen nicht immer routinemäßig und regelmäßig verfügbar. Wir wissen aus der Praxis, dass die Behandlung von Rücklagen für Risiken in den meisten Fällen eine unpopuläre Tätigkeit ist, die lediglich im Rahmen der Erstellung von Jahresabschlüssen durchgeführt wird. Für das Management des Unternehmens und für die kompetente Entscheidungsfindung ist jedoch die regelmäßige Identifizierung von Risiken und die Bezifferung deren möglicher Auswirkungen auf das Unternehmen sehr wichtig, und ihre Unterschätzung kann manchmal unabsehbare Folgen für das Unternehmen haben. 

Im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie wird diese Bedeutung weiter verstärkt, da sich die damit verbundenen Risiken ständig weiterentwickeln und für Unternehmen neu sein können.

Schätzungsposten auf Aufwendungen und Erträge

Genauso wie bei den Rücklagen wird die Bildung der Schätzungsposten auf Aufwendungen und Erträge meistens erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses in vielen Unternehmen aktuell. Diese Positionen haben jedoch auch wesentliche Auswirkungen auf die Entwicklung des Ergebnisses im Laufe des Geschäftsjahres und die richtige Identifizierung und Bewertung bietet einen umfassenderen Blick auf die Situation der Gesellschaft im Laufe des Geschäftsjahres. Wenn die nicht abgerechneten Lieferungen nicht laufend verbucht werden, kann die laufende wirtschaftliche Lage des Unternehmens nicht genau dargestellt werden, und infolge dessen kann das Management des Unternehmens unzureichende Entscheidungen treffen. Aufgrund der COVID-19-Pandemie kann der Prozess der Bearbeitung der Belege (Rechnungen) viel länger als früher dauern, und der Bedarf an der Bildung der Schätzungen ist daher höher.

Zusätzlich zu den oben genannten detaillierteren Bilanzierungsanalysen im Zusammenhang mit der Beseitigung negativer Auswirkungen der COVID-19-Pandemie empfehlen wir den Unternehmen, die Kreditwürdigkeit neuer und bestehender Kunden wiederholt zu überprüfen. Diese Überprüfung sollte bei den Unternehmen häufiger als üblich durchgeführt werden.

Ereignisse, die den Jahresabschluss beeinträchtigen/nicht beeinträchtigen

Oft sprechen uns Kunden mit der Frage an, ob die Pandemie und deren Auswirkungen im Jahresabschluss des Unternehmens als ein besonderes Ereignis angeführt werden sollte. Die potenziellen Auswirkungen der Pandemie auf die Buchhaltung können Wertberichtigungen (auf Forderungen, Vermögenswerte), Rücklagen, die Abnahme des Bestandswertes und im äußersten Fall auch die Verletzung der Annahme der ununterbrochenen Dauer des Unternehmens sein. Als ununterbrochene Dauer des Unternehmens wird nicht nur die rechtliche, sondern insbesondere die wirtschaftliche Dauer in naher Zukunft, im Grunde in den nächsten 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag, betrachtet.

Was sind daher die Auswirkungen der Pandemie auf den Jahresabschluss?

Wenn das Geschäftsjahr der Gesellschaft ein Kalenderjahr ist, gibt es keine Auswirkungen der Pandemie als eines besonderen Ereignisses auf den Jahresabschluss zum 31.12.2019, da es diese Auswirkungen nicht zum Bilanzstichtag gab. Wenn der Zeitpunkt der Erstellung des Jahresabschlusses erst nach der Ausrufung des Ausnahmezustands, d.h. dem 12. März 2020, in der Tschechischen Republik erfolgte, sollte die Gesellschaft im Anhang über die potentiellen Auswirkungen der Pandemie auf das Unternehmen und dessen Geschäftstätigkeit im kommenden Geschäftsjahr, insbesondere auf die Auswirkungen auf die Annahme der ununterbrochenen Dauer des Unternehmens, informieren.

Wenn das Geschäftsjahr des Unternehmens kein Kalenderjahr ist, ist es aus der Sicht der Auswirkungen der Pandemie auf den Jahresabschluss entscheidend, wann das Geschäftsjahr endet.

• Die COVID-19-Pandemie wird als ein nicht beeinträchtigendes Ereignis nach dem Bilanzstichtag beurteilt, wenn der Ausnahmezustand infolge der COVID-19-Pandemie erst nach dem Bilanzstichtag, jedoch früher als zum Zeitpunkt der Erstellung des Jahresabschlusses erfolgte. In diesem Fall sollte die Gesellschaft lediglich im Anhang über die potentiellen Auswirkungen der Pandemie auf das Unternehmen und dessen Tätigkeit im kommenden Geschäftsjahr, insbesondere über die Auswirkungen auf die Annahme der ununterbrochenen Dauer des Unternehmens, informieren.
• Wenn der Bilanzstichtag des Unternehmens nach dem Datum der Ausrufung des Ausnahmezustands liegt, sind die Auswirkungen der Pandemie kein Folgeereignis, sondern ein Ereignis des laufenden Geschäftsjahres. Das Unternehmen sollte diese Auswirkungen auch verbuchen und im Jahresabschluss ausweisen, z.B. sollte es die Schätzungen für die mit der Pandemie verbunden Kosten berücksichtigen, Rücklagen für die zusammenhängenden potenziellen Risiken bilden usw.

Obwohl die COVID-19-Pandemie unübersichtlich und belastend erscheint, ist die Situation aus dem Gesichtspunkt der buchhalterischen Bearbeitung übersichtlich, und sie berücksichtigt die bereits lange bekannten und geltenden Prinzipien und Grundsätze. Zumindest hier gibt es die Sicherheit, dass uns keine Überraschung erwartet, wenn wir nach den Regeln und auf der Grundlage der relevanten Informationen über die aktuelle Situation die Bücher führen.

Wir wünschen den Unternehmen eine schnelle Genesung von der Pandemie, die wir auch gerne unterstützen. Wenn Sie Fragen zur Buchhaltung oder Steuerfragen im Zusammenhang mit der Pandemie haben, können Sie sich an uns gerne wenden.

Karolina Vernerová
Jan Vácha