Příchod prosince pro jednoho znamená vánoční pohodu a setkávání se s přáteli a rodinou, pro jiného je to shánění dárků v přecpaných obchodech, ale pro ekonomické oddělení bývá prosinec měsícem, ve kterém již probíhá příprava na nadcházející účetní závěrku.  

Nejčastěji bývá prosinec měsícem fyzických inventur. Zejména ve výrobních podnicích a obchodních společnostech jsou nutností inventarizace zásob. Staré heslo praví, že kdo je připraven, není zaskočen. A tak vlastní inventuře předchází příprava potřebných sestav, rozdělení inventarizačních komisí, proškolení účastníků inventur a další. Pokud jde snadno zásobu přepočítat, je vyhráno, není nic snazšího. I při klasickém přepočtu však můžeme čelit různým problémům. Zásoby se můžou nacházet na různých místech a dopočítat se bez pořádné sestavy podle lokací zásoby je téměř nemožné. Některé zásoby jsou zase natolik specifické, že je potřeba je převážit, přeměřit, v některých případech dokonce kvalifikovaně odhadnout, nebo použít sofistikovaný výpočet, který například přes rozměr a hustotu materiálu převede zásobu na hmotnost, která je evidenční jednotkou pro danou položku. U položek, u kterých zjistíme manka a přebytky, pak musíme řešit, zda inventarizační komise neudělala při přepočtu chybu, nebo zda neexistují položky, které jsou si natolik podobné, že je možná jejich záměna. Při zachycení rozdílů v účetnictví pak musíme zvážit daňové dopady. Opravdu manko a přebytek můžeme zkompenzovat? Jedná se skutečně o záměnu? Pokud nemáme jasné a průkazné informace, znamenala by kompenzace daňové riziko. Manka jsou přeci nedaňovým nákladem, navíc s možným dopadem na daň z přidané hodnoty, kdežto přebytky jsou výnosem, který v konečném důsledku podléhá dani z příjmů. 

Fyzická inventarizace se netýká jen zásob, ale také dlouhodobého majetku. Obecně lze říct, že účelem fyzické inventarizace není jen zjistit, zda položku máme, ale také v jakém je stavu. Zejména u majetku je účelné poučit komisi, že nás nezajímá jen, zda „máme židli, ale zda má také čtyři nohy“. 

Při závěrkových pracích se jako jedna z kontrol, dnes již nepožadovaná pouze auditory, ale sloužící i samotné společnosti, provádí konfirmace vzájemných pohledávek a závazků. Pokud na sestavení účetní závěrky tlačí čas, není třeba čekat až do ledna, kdy budou zaúčtované všechny faktury, a je možné udělat konfirmace již k dřívějšímu datu. Klidně ke konci listopadu. Klíčové je, že veškeré v účetnictví evidované pohledávky a závazky k danému datu potvrdí i náš odběratel nebo dodavatel. Součástí konfirmačního dopisu by mělo být vždy saldo s přehledem faktur, které v účetnictví evidujeme na naší straně. Dáváme tím možnost druhé straně se vyjádřit k případným rozdílům. Ty mohou být způsobeny tím, že doklad vůbec nedorazil, kam měl, nebo tím, že dorazil, ale později. Jedna ze stran tak může například místo závazku evidovat časové rozlišení nebo dokonce dohad či rezervu. 

Konec roku je také skvělou příležitostí, k vyhlášení celého harmonogramu účetní závěrky směrem do společnosti. Je to impuls, aby všichni předali doklady – pokladní doklady, účtenky z plateb kartou, účtenky k cestovním příkazům, ale také smlouvy, dodatky a další – k proúčtování a zbytečně tak nezdržovali proces celé účetní závěrky.  

Pokud jste nestihli začít v prosinci, nevadí. Začněte hned po Novém roce. Prožijte, pokud možno, klidné svátky, načerpejte energii, ať máte dostatek sil se se závěrkami vypořádat! 

Autor: Klára Honzíková