Cestovní náhrady v roce 2013

Publikováno:
25. únor 2013
Autor:
  • Ivan Fučík
Obor:

Po loňské velké novele Zákoníku práce byli zákonodárci k oblasti cestovních náhrad „shovívaví“ a došlo v podstatě jen ke změně:

  • sazeb stravného poskytovaného při pracovních cestách (jak tuzemských tak v některých případech i zahraničních),
  • sazeb základní náhrady za používání vlastních automobilů zaměstnanců a
  • průměrných cen pohonných hmot.

Zaměstnavatelé si i přesto musí dát pozor, aby si správně nastavili systém poskytování cestovních náhrad a nedostali se tak do konfliktu se Zákoníkem práce např. v tom smyslu, že svým zaměstnancům vyplatí nižší stravné, než jim náleží. Ve většině případů bude potřeba upravit i formuláře pro vyúčtování pracovních cest a vnitřní směrnice společnosti pro oblast cestovních náhrad.

Náhrady související s používáním motorových vozidel

Pokud zaměstnanec pro pracovní cestu se souhlasem zaměstnavatele použije svůj vlastní automobil, náleží mu mj. základní náhrada. Tato náhrada byla v roce 2013 snížena o deset haléřů. Aktuální sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí nejméně u:

  • jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč,
  • osobních silničních motorových vozidel 3,60 Kč.

Zaměstnanec je povinen prokázat zaměstnavateli cenu pohonné hmoty dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Pokud zaměstnanec skutečnou cenu pohonné hmoty neprokáže, např. doklad nemá, vypočítá se náhrada za spotřebované pohonné hmoty za pomoci průměrných cen stanovených Vyhláškou č. 472/2012 Sb. Aktuální výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty činí:

  • 36,10 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,
  • 38,60 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,
  • 36,50 Kč u motorové nafty.

Sazby tuzemského stravného

Zaměstnavatelé ze soukromé sféry mají stanovenu pouze minimální sazbu stravného, kterou musí zaměstnanci vyslanému na tuzemskou pracovní cestu poskytnout, mohou tedy zaměstnanci poskytnout stravné v jakékoli výši, která přesahuje minimální sazbu a tato částka bude jejich daňově uznatelným nákladem. Státní zaměstnavatelé oproti tomu mají stanovenu i maximální hranici, kterou nesmí při poskytování stravného svým zaměstnancům překročit. „Soukromí“ zaměstnavatelé, kteří by chtěli svým zaměstnancům poskytnout stravné ve výši vyšší, než je maximální sazba určená pro státní sféru, musí počítat s jednou nepříjemností, a sice s tím, že částku stravného, která přesahuje tuto sazbu je nutné zaměstnanci „přidanit“ ke mzdě a rovněž z této částky odvést pojistné na sociální a zdravotní pojištění. V roce 2013 došlo ke zvýšení sazeb tuzemského stravného (viz vyhláška č. 472/2012 Sb.). Níže uvedená tabulka udává přehled aktuálních sazeb:

Doba trvání tuzemské pracovní cesty v kalendářním dni

Stravné dle vyhlášky – minimální sazba pro soukromou i státní sféru

Stravné dle vyhlášky – maximální sazba pro státní sféru

5 – 12 hodin

66 Kč

79 Kč

Více než 12- 18 hodin

100 Kč

121 Kč

Více než 18 hodin

157 Kč

188 Kč

Sazby zahraničního stravného

Výše základních sazeb stravného pro rok 2013 je v případě zahraničních pracovních cest uvedena ve Vyhlášce č. 392/2012 Sb. Kvůli probíhající krizi v eurozóně byla změněna měna základní sazby zahraničního stravného z EUR na USD u některých exotických destinací jako Argentina či Paraguay, aniž by se významně změnila celková hodnota sazeb. Dále došlo ke snížení základní sazby stravného u Estonska ze 45 na 40 EUR a u Chorvatska, Srbska, Černé Hory, Bosny a Hercegoviny ze 40 na 35 EUR. Naopak došlo ke zvýšení základní sazby zahraničního stravného u cest na Slovensko na 35 EUR. Pravidla pro daňové řešení poskytovaného zahraničního stravného jsou obdobná jako u tuzemského stravného.

Jak je to s krácením stravného?

V loňském roce proběhla zásadní změna v oblasti krácení stravného za každé zaměstnanci bezplatně poskytnuté jídlo. Do konce roku 2011 se mohl zaměstnavatel rozhodnout, zdali bude zaměstnancům stravné krátit či ne a pokud míru krácení nestanovil ve svém vnitřním předpise nebo individuálně nedohodl s jednotlivými zaměstnanci před zahájením pracovní cesty, stravné krátit nemohl. Od loňského roku platí, že pokud zaměstnavatel míru krácení neurčí před zahájením pracovní cesty, stravné je nutné automaticky zkrátit dle % uvedených v Zákoníku práce, jinak by se jednalo o daňově neúčinný náklad zaměstnavatele. Návazně na to, je třeba pamatovat i na fakt, že pokud zaměstnavatel v podnikatelské sféře ve své vnitřní směrnici stanoví míru krácení za každé poskytnuté jídlo nižší, než uvádí Zákoník práce, rozdíl mezi mírou krácení dle směrnice a povinnou mírou krácení stanovenou v Zákoníku práce pro státní sféru, bude zaměstnanci nutné „přidanit“ ke mzdě a rovněž z této částky odvést pojistné na sociální a zdravotní pojištění. Obdobně tomu před rokem 2012 bylo pouze při poskytnutí stravného, které převyšovalo horní hranici pro státní sféru. Přehled měr krácení (zohledňujících rozmezí pro státní sféru) závazných stravného pro tuzemské pracovní cesty ukazují následující tabulka:

Doba trvání tuzemské části pracovní cesty v kalendářním dni

Povinné snížení stravného při bezplatně poskytnutém jídle

1 jídlo

2 jídla

3 jídla

4 jídla

5 – 12 hodin

o 70%

Stravné nepřísluší

Více než 12- 18 hodin

o 35%

o 70%

Stravné nepřísluší

Více než 18 hodin

o 25%

o 50%

o 75%

o 100%

Příklad na závěr

Zaměstnavatel se sídlem v Praze vyšle v lednu 2013 svého zaměstnance pana Koutného na týdenní pracovní cestu k zákazníkovi do Ostravy. Pan Koutný vyrazí na cestu služebním automobilem v pondělí v 6:00 ráno. V Brně má od svého zaměstnavatele zajištěno ubytování v hotelu se snídaní. V pátek v 19:00 se vrací zpět do Prahy, kde pracovní cestu ukončí. Zaměstnavatel je ke svým zaměstnancům štědrý a poskytuje jim tuzemské stravné ve výši 100 Kč (cesta 5 – 12 hodin), 150 Kč (12 – 18 hodin) a 200 Kč (nad 18 hodin). Krácení stravného nemá zaměstnavatel nikde stanoveno a ve mzdové účtárně krátí podle Zákoníku práce. V jaké výši obdrží pan Koutný cestovní náhrady ve své lednové výplatě? Jak vysoký bude náklad pro zaměstnavatele související s touto pracovní cestou? Řešení příkladu najdete v tabulce níže:

Pracovní cesta

Doba trvání pracovní cesty

Stravné

Krácení

Krácená náhrada dle Zákoníku práce

Přidanění zaměstnanec

Finální (čistá) náhrada

Přidanění zaměstnavatel*

Náklad zaměstnavatele

PO

12 – 18 hodin

150

0

121

9

141

10

160

ÚT - PÁ

nad 18 hodin

800

200

564

11

589

12

612

Celkem

 

 

 

 

 

730

 

772

*jedná se o zaměstnance, který není účasten 2. pilíře

Z tabulky je patrné, že pokud zaměstnavatel zaměstnanci poskytne vyšší stravné, než je uvedeno v rozmezí stanoveném pro státní sféru, jeho poskytnutí se mu prodraží a zaměstnanec obdrží nižší náhradu v důsledku toho, že část „nad danou hranici“ poskytnutého stravného je nutné zaměstnanci „přidanit“ a „zpojistnit“ jak na straně zaměstnance, tak zaměstnavatele.

V případě Vašeho zájmu o konzultaci týkající se této problematiky či revizi (nebo přímo úpravu) formulářů pro vyúčtování pracovních cest popř. vnitřní směrnice společnosti pro oblast poskytování cestovních náhrad zaměstnanců, nás kontaktujte.

Daniela Císařovská
daniela.cisarovska@fucik.cz
Tým Jana Kotaly

Autor: Ivan Fučík