Körperliche Inventur der Vermögenswerte im Rahmen der Geschäftstätigkeit

Veröffentlicht:
16. Dezember 2020
Autor:
  • Kateřina Vavrečková
  • Karolina Vernerová

Der Gegenstand des heutigen Artikels ist die körperliche Inventur der Vermögenswerte im Rahmen der Geschäftstätigkeit. Das Thema der Inventur der Vermögensgegenstände ist zurzeit aktuell, da der Bilanzstichtag der letzte Tag des Geschäftsjahres ist, der sich jetzt nähert. Zuerst muss jedoch erläutert werden, was unter einer Inventur der Vermögensgegenstände verstanden wird. Im tschechischen Buchhaltungsgesetz (Gesetz Nr. 563/1991 Sb., § 29 ff.) ist bestimmt, dass durch die Inventarisierung der tatsächliche Stand sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden festgestellt und überprüft wird, ob der tatsächlich festgestellte Stand dem in der Buchhaltung erfassten Stand der Vermögensgegenstände und Schulden entspricht. Die Feststellung des tatsächlichen Standes geschieht auf zwei Arten, mittels der körperlichen Inventur oder mittels der Inventur auf der Grundlage der Belege. In diesem Artikel befassen wir uns lediglich mit der körperlichen Inventur der Vermögensgegenstände.

In diesem Zusammenhang werden unter Vermögensgegenstände das materielle Anlagevermögen, Vorräte, Kassenbestände und Wertzeichen verstanden. Es handelt sich um die Vermögenswerte, deren Bestehen und Wert körperlich festgestellt werden kann.

Ablauf der Inventur

Die körperliche Inventur der Vermögensgegenstände wird stets zum Bilanzstichtag durchgeführt, zu dem die Gesellschaft den ordentlichen Jahresabschluss oder den Zwischenabschluss erstellt. Bei den meisten Gesellschaften ist das Geschäftsjahr das Kalenderjahr, und daher wird die Inventur zum letzten Tag des Jahres, d.h. zum 31. Dezember, durchgeführt. Die Gesellschaften können jedoch eine andere Periode als das Kalenderjahr wählen, und so kann das Geschäftsjahr bei diesen zum Beispiel zum 31. März enden. Hierbei hat das Geschäftsjahr die Form des Wirtschaftsjahres. Es gelten die gleichen Regeln für die Inventur selbst und für die gesamte Inventarisierung für alle Arten des Geschäftsjahres.

Das Buchhaltungsgesetz ermöglicht es, die Inventur der Vermögensgegenstände (das Zählen, Messen usw. selbst) frühestens vier (4) Monate vor dem Bilanzstichtag aufzunehmen und sie innerhalb von zwei (2) Monaten nach dem Bilanzstichtag zu beenden. Sämtliche Änderungen der Mengen der Vermögenswerte, die zwischen der körperlichen Inventur und dem Bilanzstichtag erfolgen, müssen im Rahmen des Jahresabschlusses belegt und aufbewahrt werden. Wenn die Gesellschaft mehrere Filialen oder Lager besitzt oder ihre Vermögensgegenständen bei ihren Lieferanten/Abnehmern hat und nicht sicherstellen kann, dass die Inventur an einem einzigen Tag erfolgt, kann sie die Inventur in mehreren Phasen durchführen, sie muss jedoch die gesetzlichen Fristen einhalten.

Das Hauptziel der körperlichen Inventur ist die Feststellung des tatsächlichen Standes und dessen Vergleich mit dem in der Buchhaltung erfassten Stand. Der Vergleich des Standes heißt nicht nur die Feststellung der Stück (kg, Meter usw.), sondern auch die Feststellung des aktuellen Standes der Vermögensgegenstände (die Reife, die Beschädigung, Unbrauchbarkeit).

Die Gesellschaft sollte auch eine innerbetriebliche Richtlinie besitzen, die die notwendigen Informationen und Vorgehensweisen der Inventarisierung enthält, so dass in allen Geschäftsjahren gleich vorgegangen wird. Die wichtigen Informationen sind - wer die Anweisung zur Durchführung der Inventur gibt, wer den Termin der Durchführung der körperlichen Inventur festlegt, wie werden die Inventarisierungsausschusses bestimmt (wer kann ein Mitglied sein, wie viele Mitglieder muss der Ausschuss haben), welche Vermögensgegenstände die körperliche Inventur betrifft, wie wird die körperliche Inventur durchgeführt (Art der Feststellung der Vermögensgegenstände), notieren der Feststellungen, Auswertung der Ergebnisse der Inventur (Feststellung der Differenzen, Verwechslungen und Mankos in Norm) und deren nachfolgende Erfassung in der Buchhaltung in der Periode, für die die körperliche Inventur durchgeführt wird.

In dem Inventarisierungsausschuss sollten als Mitglieder nicht nur die für den jeweiligen Bereich Zuständigen sein, sondern auch Personen aus anderen Abteilungen der Gesellschaft, so dass die Objektivität des Ausschusses sichergestellt wird. Wenn das Inventarisierungsausschuss lediglich aus den interessierten Personen oder lediglich aus den Personen, die den jeweiligen Bereich der Inventarisierung nicht kennen, besteht, kann die Durchführung der körperlichen Inventur falsch sein (falsche Identifizierung oder falsche Art der Berechnung der Vermögensgegenstände).

Auswertung der Inventur

Ein notwendiger Bestandteil der laufenden Inventur sollte die Inventur-Aufstellung sein, in der die folgenden gesetzlichen Angaben enthalten sein sollten:

  • der Bilanzstichtag
  • der Zeitpunkt der Aufnahmen und der Beendung der Inventur
  • die Bezeichnung der inventarisierten Vermögensgegenstände
  • um welche Art der Inventur es sich handelt (körperliche oder auf der Grundlage der Belege)
  • die Art der Feststellung des tatsächlichen Standes
  • Unterschrift der für die festgestellte Menge (den Stand) zuständigen Person und die Unterschrift der für die Durchführung der Inventur zuständigen Person (Blätter der Aufstellung).

Weiter sollten auch der Stand in der Buchhaltung vor und nach der Inventur, die festgestellten Differenzen aus der Inventur und deren nachfolgende Beurteilung (z.B. der Manko wurde/wurde nicht an die verantwortliche Person angezeigt, die Aufteilung des Wertes des Mankos auf den Wert in Norm und auf den Wert über die Norm usw.) bekannt sein, und weiterhin sollte die Gesellschaft in der Lage sein, die Buchung der Differenzen aus der Inventarisierung zu belegen. 

Alle Gesellschaften sind verpflichtet, die Inventur durchzuführen und die Durchführung in den fünf (5) nachfolgenden Jahren nachzuweisen.

Im Folgenden werden wir uns mit den drei (3) Bereichen der Buchhaltung befassen, in denen die körperliche Inventur durchgeführt wird. Wir werden dazu grundlegende Informationen und eventuelle Empfehlungen anführen.

Körperliche Inventur des Kassenbestands und der Wertzeichen

Die körperliche Inventur des Kassenbestands (in den verschiedenen Währungen) und der Wertzeichen (z.B. Essensgutscheine, Stempelmarken) passiert am häufigsten, da sie alle Gesellschaften durchführen müssen, die Kassen oder Wertzeichen in der Buchhaltung erfassen, und zwar auch dann, wenn sie einen Null-Stand in der Kasse oder bei den Wertzeichen erfassen. Das Ergebnis der körperlichen Inventur des Kassenbestands ist das Inventurprotokoll mit dem Ergebnis der Feststellungen und mit der Unterschrift der Person, die den körperlichen Stand feststellt, und mit der Unterschrift der für die körperliche Inventur verantwortlichen Person.

Körperliche Inventur der Vorräte

Die körperliche Inventur der Vorräte ist bei den Produktions- und Handelsgesellschaften häufig, die Material-, Halbprodukten-, Erzeugnis- oder Warenvorräte erfassen. Es werden der tatsächliche Stand (in den jeweiligen Messeinheiten) der jeweiligen Art der Vorräte, deren eventuelle Beschädigung, Reife usw. festgestellt.

Vor der Aufnahme der körperlichen Inventur sollten sämtliche steuerlichen Belege (Rechnungen), die den Stand der Vorräte in der Buchhaltung beeinflussen, gebucht werden, und es sollten alle jeweiligen Vorräte eingelagert oder ausgelagert werden, so dass die Evidenz der Vorräte komplett ist. Im Lauf der Durchführung der körperlichen Inventur muss jede Bewegung der Vorräte (die Ein- und Auslagerung, die Überführung unter den Filialen und ähnliches) eingestellt werden, so dass alle Vorräte in die Inventur einbezogen werden können und nicht vergessen oder doppelt einbezogen werden. Wenn die Überführung der Vorräte aus betrieblichen Gründen notwendig ist, müssen die Mitglieder des Inventarisierungsausschuss darüber gut informiert sein, und es muss ein Lager bestimmt werden, in dem diese Vorräte gezählt / erfasst werden. Eine weitere Ausnahmesituation ist die Platzierung von fremden Vorräten im eigenen Lager. Es können Vorräte von Fremden sein, die in den Herstellungsprozess einfließen und mit deren Eigentumsverhältnissen man sich erst nach dem Verbrauch befasst (Abrechnung der verbrauchten Vorratsmengen), oder es kann sich um die bereits ausgelagerten und an den Abnehmer verkauften Vorräte handeln, die noch nicht abgeholt wurden. In diesen beiden Fällen müssen die Vorräte markiert werden, und das Inventarisierungsausschuss muss darüber informiert werden. In manchen Fällen kann es passieren, dass die Inventur der Vorräte bei der laufenden Produktion erfolgt, d.h. die Produktion kann nicht vollständig eingestellt werden, sie kann lediglich eingeschränkt werden. In diesem Zusammenhang muss die entsprechende Unterstützung der Produktion sichergestellt werden, so dass bei der Feststellung des Standes der Vorräte klar wäre, was gezählt wird, und wenn bereits vor dem Zählen Vorräte der jeweiligen Art verbraucht wurden, muss auch diese Tatsache belegt werden.

Die Arten der Durchführung der Inventur der Vorräte können sich unterscheiden - es können Barcodelesegeräte oder ausgedruckte Aufstellungen, in die die Mengen eingetragen werden, verwendet werden. Um die maximale Objektivität des festgestellten Stands der Vorräte sicherzustellen, müssen die Aufstellungen verwendet werden, die keine Mengen enthalten. Die Art der Feststellung des tatsächlichen Stands der Vorräte kann auch unterschiedlich sein - Zählen, Messen oder auch Wiegen. 

Körperliche Inventur des materiellen Anlagevermögens

Die körperliche Inventur des materiellen Anlagevermögens wird auf die gleiche Art und Weise wie die körperliche Inventur der Vorräte durchgeführt. Es handelt sich um das Zählen des materiellen Anlagevermögens nach den Aufstellungen und die Feststellung des Standes, wobei wieder die Vorbereitung für die Inventur erfolgen muss, d.h. fremde Vermögensgegenstände in den Räumlichkeiten der Gesellschaft müssen festgestellt werden und es muss die Verlegung der Vermögensgegenstände verhindert werden. Als fremde Vermögensgegenstände werden normalerweise gemietete Vermögensgegenstände (Kraftfahrzeuge, Büroausrüstung, Maschinen in der Produktion usw.) bezeichnet. Nach unseren Erfahrungen wird die körperliche Inventur der Vorräte meistens sorgfältig belegt, die Inventur der Sachanlagen meistens nicht. Der Grund, warum diese Inventur oft unterschätzt wird, ist, dass die Gesellschaften diese Positionen als kein Risiko betrachten, d.h. die Vermögensgegenstände können nicht verloren gehen (meistens handelt es sich um größere Vermögensgegenstände - Fahrzeuge, Gebäude, Maschinen), oder die Änderung dieser Vermögensgegenstände ist so klein, dass die Gesellschaft keine Differenz zwischen dem körperlichen Stand und der Erfassung in der Buchhaltung annimmt. Zur Inventur ist jedoch die Gesellschaft gesetzlich verpflichtet, sie dient nicht nur zum Vergleich der Mengen, sondern auch zur Feststellung des aktuellen Standes der Vermögensgegenstände. Daher muss beurteilt werden, ob das Gebäude, das Auto, die Maschine oder ein anderes Gerät am Wert nicht schneller als zu Beginn deren Nutzung angenommen wurde, verliert. Eventuell kann es vorkommen, dass ein Vermögensgegenstand beschädigt ist und dass er nicht mehr genutzt werden kann, dass aber in der Buchhaltung diese Tatsache jedoch nicht berücksichtigt ist.

Die Inventur des Anlagevermögens unterscheidet sich von der Inventur der Vorräte dadurch, dass jede Position einmalig ist. Jedes Fahrzeug hat sein Kennzeichen, jede Maschine ihre Baureihennummer, jedes Grundstück hat seine Katasternummer und jedes Gebäude seine Konskriptionsnummer.

Oben haben wir die Angaben und Vorgehensweisen beschrieben, die die Gesellschaften bei der Durchführung der Inventur jeder Art der Vermögensgegenstände berücksichtigen sollten. Im letzten Teil unseres Artikels werden wir Ihnen die Inventur aus der Perspektive des Wirtschaftsprüfers näherbringen.

Körperliche Inventur - und was sagt der Wirtschaftsprüfer dazu?

Die körperliche Inventur der Vermögensgegenstände ist für den Wirtschaftsprüfer eine wertvolle Quelle von Informationen, und daher sollte die der Wirtschaftsprüfung unterliegenden Gesellschaft davon ausgehen, dass der Wirtschaftsprüfer selbst oder sein Vertreter an der Inventur teilnehmen wollen. Die Aufgabe des Wirtschaftsprüfers bei der Inventur besteht darin, die Vorgehensweise der Inventur festzustellen und die Richtigkeit der Erfassung der Vermögensgegenstände in der Buchhaltung der Gesellschaft nach dem Ergebnis der Inventur zu beurteilen. Er wird fragen, wer an der körperlichen Inventur teilnimmt, wie das Zählen (evtl. das Messen oder Wiegen) selbst abläuft und wie die Inventur ausgewertet wird.  Der Wirtschaftsprüfer macht bei der Inventur nur die Aufsicht oder überprüft die Zählung der Vorräte, er nimmt jedoch nie an der Inventur im Unternehmen teil (z.B. am Zählen oder am Ablesen der Barcodes der Vorräte).

Außer dem Zählen der Vermögensgegenstände wird sich der Prüfer für alle Prozesse interessieren, die mit den inventarisierten Vermögensgegenständen zusammenhängen. Zum Beispiel handelt es sich um die Sicherung der Vermögensgegenstände (Wer hat dazu Zugang?), ob die materielle Haftung für den anvertrauten Vermögensgegenstand vereinbart wurde, wie die Ein- und Auslagerung der Vorräte oder die Beschaffung des neuen Anlagevermögens abläuft und um weiteres Relevante. Diese sämtlichen Angaben helfen dem Wirtschaftsprüfer, die Aktivität der Gesellschaft zu verstehen.

Die häufigsten Fehler, die die Wirtschaftsprüfer bei den Gesellschaften finden und die mit der körperlichen Inventur der Vermögenswerte zusammenhängen, sind die folgenden:

  • die Durchführung der körperlichen Inventur beim nicht vollständigen Vermögen (es fehlen die Ein- oder die Auslagerung der Vorräte, die fehlende Einordnung zur Nutzung oder Aussonderung des Anlagevermögens)
  • falsch bezeichnete fremde Vorräte im Lager oder fremde materielle Sachanlagen in den Räumlichkeiten der Gesellschaft
  • falsch festgestellte Messeinheiten, in denen die Vorräte erfasst werden (Stück, kg, Packung, Set, m, m2) - die Vorräte werden z.B. in m2 , bei der Inventur werden jedoch Stück verwendet
  • unsystematisches Zählen der Vorräte, die dann doppelt gezählt werden, oder es werden bei der Inventarisierung bestimmte Positionen vergessen
  • Unterschätzung der Verpflichtung zur Dokumentation, die dann die durchgeführte Inventur nachweisen sollte, mittels der Dokumentation sollen jedoch auch die Inventurdifferenzen festgestellt werden

Sämtliche genannten Fehler beeinflussen die Buchhaltung und Nachweisbarkeit. Da die genannten Vermögenswerte meistens einen wesentlichen Bestandteil der Aktiva der Gesellschaft bilden, kann die Buchhaltung dadurch auch wesentlich beeinflusst werden. Es können natürlich auch Sanktionen seitens der Behörden für die Nichteinhaltung der Verpflichtungen verhängt werden. Dies kann auch die gesamte Betrachtung der Richtigkeit der Erstellung des Jahresabschlusses seitens des Wirtschaftsprüfers beeinflussen, und es kann auch den Vermerk des Wirtschaftsprüfers im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses der Gesellschaft beeinflussen.

Schlussfolgerung

Die körperliche Inventur der Vermögensgegenstände kann für die Gesellschaft aufgrund des zeitlichen und anderen Aufwands eine Schwierigkeit sowohl bei der Feststellung und beim Zählen der Vermögensgegenstände als auch bei der nachfolgenden Beurteilung und Buchung der Ergebnisse der Inventur darstellen. Wenn sich die Gesellschaften auf die körperliche Inventur gut vorbereiten, haben sie keinen Grund für diese Befürchtungen. Die Grundlage jeder Inventur ist eine gute Vorbereitung, bei Zweifeln kann der Ablauf der körperlichen Inventur mit Experten im Voraus besprochen werden, und so können eventuelle Fehler bei der Durchführung der Inventur vermieden werden.

Autor: Kateřina Vavrečková, Karolina Vernerová