Elektronische Daten in der Buchhaltung

Veröffentlicht:
20. April 2021
Autor:
  • Jitka Pešičková
  • Ivana Kůtová

Alle Unternehmen entwickeln sich. Die Ansprüche auf Geschwindigkeit, Einfachheit, Qualität, Zugänglichkeit und auf den Preis werden immer höher. Auch die Arten und Weisen der Buchführung haben eine Entwicklung verzeichnet. Die elektronische Buchführung wird immer populärer. Dieser Fortschritt ist nicht überraschend. In der Zeit der modernen Technologien ändern sich nach und nach auch die Formen der Buchführung.

Die elektronischen Unterlagen wurden schon längst denen in der Papierform gleichgestellt, es ist zu erwarten, dass die digitale Form in Zukunft schnell zunehmen wird.

Buchungen und ihre Form

Sämtliche Tatsachen in der Buchhaltung werden ausschließlich als Buchungen erfasst. Ein Unternehmen muss seine Bücher in dem Mindestumfang, den das Gesetz Nr. 563/1991 Sb., Buchhaltungsgesetz (im Folgenden „Buchhaltungsgesetz“), bestimmt, führen. Gemäß § 4 Abs. 10 des Buchhaltungsgesetzes können die Unternehmer im Zusammenhang mit der Buchung technische Mittel, Datenträger und Software verwenden.

Als Buchung werden Daten verstanden, die eine Aufzeichnung von sämtlichen Tatsachen, die die Buchhaltung betreffen, darstellen. Eine Buchung kann die Form einer Urkunde, eine technische Form oder eine Kombination davon haben (§ 33 Buchhaltungsgesetz).

Urkundenform: Die Buchung wird auf einen Analog-Träger mittels Handschrift, Schreibmaschine, mittels Druck- oder Vervielfältigungstechniken oder mittels eines Druckers durchgeführt werden, wobei der Inhalt für eine natürliche Person lesbar sein werden muss.

Technische Form: eine Buchung, die auf elektronische, optische oder eine andere Weise, die keine Urkundenform ist, durchgeführt wird, und diese Weise ermöglicht die Lesbarkeit des Inhalts seitens einer natürlichen Person.

Kombinierte Form: eine Buchung in der Urkundenform, die auch Angaben in technischer Form enthält, die für eine natürliche Person nicht lesbar sind, die jedoch die Überführung in eine Form ermöglicht, die für eine natürliche Person lesbar ist.

Das Unternehmen kann die Buchung von der einen in die andere Form überführen.  Auf diese Weise entsteht eine neue Buchung. Eine logische Anforderung ist die Verpflichtung zur Überführung der technischen Form der Aufzeichnung in eine lesbare Form, außerdem müssen die Aufzeichnungen nachweislich und dauerhaft sein. Die Nachweisbarkeit der Buchungsbelege wird noch unter § 11 des Buchhaltungsgesetzes unterstrichen, in dem definiert wird, was die Buchungsbelege enthalten müssen. Unter anderem handelt es sich auch um die Unterschrift der für den Buchungsfall verantwortlichen Person und der für die Buchung verantwortlichen Person. Gemäß § 33a Abs. 4, Buchhaltungsgesetz, wird als Unterschrift die eigenhändige Unterschrift oder auch die anerkannte elektronische Unterschrift gemäß einer besonderen Rechtsvorschrift verstanden.

Eine ähnliche Regelung finden wir auch im Gesetz Nr. 235/2004 Sb., Umsatzsteuergesetz (im Folgenden UStG), in dem die steuerlichen Belege (Rechnungen) unter § 26 und folgenden definiert werden. Unter § 26 UStG wird folgendes angeführt:

(1) Der steuerliche Beleg ist ein Schriftstück, der die Bedingungen dieses Gesetzes erfüllt.
(2) Der steuerliche Beleg kann die Form einer Urkunde oder die elektronische Form haben.
(3) Der steuerliche Beleg hat die elektronische Form dann, wenn er elektronisch ausgestellt und erhalten wurde. Mit der Verwendung des steuerlichen Belegs in elektronischer Form muss die Person       einverstanden sein, für die die Leistung erbracht wird.

Die grundlegende Bedingung für die elektronische Form des steuerlichen Belegs ist die Zustimmung der Person, für die der Beleg ausgestellt wird. Die Zustimmung kann auch konkludent, d.h. schweigend sein, wobei die Akzeptanz des steuerlichen Belegs in elektronischer Form offensichtlich ist.

Bei elektronischen steuerlichen Belegen müssen wir genauso wie bei der gedruckten Form die Glaubwürdigkeit des Ursprungs, die Integrität und die Lesbarkeit sicherstellen.

Im Bereich der Sicherstellung der Glaubwürdigkeit des Ursprungs und der Integrität des Inhalts des Belegs in elektronischer Form kann das Unternehmen nach dem § 34 Abs. 4 UStG-cz von drei Möglichkeiten wählen:

  1. a) den Beleg mit der anerkannten elektronischen Unterschrift beschaffen,
  2. b) den Beleg mit dem anerkannten elektronischen Siegel beschaffen,
  3. c) den elektronischen Datenaustausch nutzen (EDI), wenn der Vertrag über diesen Austausch die Nutzung der Arten und Weisen, die die Glaubwürdigkeit des Ursprungs und die Integrität des Inhalts sicherstellen, bestimmt.

Ad A) Elektronische Unterschrift - eine der Pflichtangaben der Buchung ist die Unterschrift der für den Buchungsfall und für die Buchung verantwortlichen Person. Im Falle der elektronischen Aufzeichnungen handelt es sich um die elektronische Unterschrift, deren Verwendung das Gesetz Nr. 297/2016 Sb., über Dienstleistungen zur Schaffung der Glaubwürdigkeit der elektronischen Transaktionen. Es gibt mehrere Arten von elektronischen Unterschriften, je nach dem, für welche Zwecke sie verwendet werden bzw. wer sie verwendet. Es gibt die qualifizierte elektronische Unterschrift, die anerkannte elektronische Unterschrift und eine andere Art der elektronischen Unterschrift (die manchmal auch als einfache elektronische Unterschrift bezeichnet wird). Durch die elektronische Unterschrift wird der Wille der jeweiligen Person erklärt. 

Ad B) Elektronisches Siegel - dies ist eine Art elektronische Unterschrift, die direkt von juristischen Personen verwendet werden kann. Die elektronischen Siegel sollten daher als Beweis davon dienen, dass ein elektronisches Dokument seitens einer bestimmten juristischen Person ausgestellt wurde, und er sollte die Sicherheit des Ursprungs und der Integrität dieses Dokuments sicherstellen. Das Siegel ist daher normalerweise nicht mit einer natürlichen Person verbunden, wodurch es sich von der elektronischen Unterschrift unterscheidet.

Digitalisierung der Buchungsbelege

Wenn ein Unternehmen beschlossen hat, seine Buchhaltung lediglich in der elektronischen Form zu führen, könnte es Fälle geben, in denen es Buchungsbelege in der Urkundenform erhält. Bei der Digitalisierung handelt es sich um die Überführung von der Papier- in die elektronische Form, wobei dazu ein geeigneter Dokumentenscanner notwendig ist. Die gescannten Dokumente werden dann indexiert, es werden für sie Metadaten geschaffen, eventuell werden elektronische Unterschriften, Stempel mit Zeitangabe usw. beigefügt. Mit dem Prozess der Digitalisierung können auch spezialisierte Firmen beauftragt werden.

Die Informationstechnologien und deren Nutzung bringen viele Vorteile, es müssen allerdings die notwendigen Eigenschaften der Dokumente im Sinne der Glaubwürdigkeit, der Identifizierung des Erstellers, der Nichtveränderung, der Dauerhaftigkeit und der Zugänglichkeit des Inhalts in lesbarer Form während des notwendigen Zeitraums sichergestellt werden.

Schlussfolgerung

Zum Schluss möchten wir auf einige Vorteile der elektronischen Daten hinweisen:

  • On-line Zugang zu den Daten
  • Transparenz der Prozesse, flexible Datenarbeit angesichts der Zeit und des Ortes
  • Beschleunigung ausgewählter Prozesse
  • Kosten- und Zeiteinsparung bei der Arbeit mit Dokumenten
  • Technische Lösung für Belege mit großer Anzahl von Daten/Zeilen
Autor: Jitka Pešičková, Ivana Kůtová